Du skal nu oprette betingelserne for et månedskontingent. Kontingentet er automatisk, det vil sige, at Holdsport selv sørger for at sende opkrævninger ud som et årshjul på baggrund af de måneder, du vælger.
14 dage før en ny måned begynder, opkræves alle medlemmer på holdet/holdene automatisk, medmindre du manuelt har sørget for at fritage folk eller ændre beløbet.
Opret månedskontingent
Du vil blive bedt om at tage stilling til:
Kontingentnavn: Titel på betalings-email, som det betalende medlem modtager
Valg af konto for betalingen og pris
Indmeldingsgebyr: Medlemmets første betaling
Hvem der står for betalingen af administrationshonoraret. Er det medlemmer eller klubben?
Ved indmeldelse i en påbegyndt måned
Hvilke måneder der skal opkræves kontingent for
Ved overskredet betaling er der mulighed for, at vælge om medlemmer automatisk skal spærres for tilmelding til aktiviteter.
Fritag personer fra betaling: Hvis personale for et hold ikke skal betale kontingent, skal du her vælge de roller.
Bemærk: I feltet Ved indmeldelse i en påbegyndt måned, skal du være særligt opmærksom.
Her bestemmer du nemlig, hvordan nye medlemmer skal opkræves første gang, som enten er:
Automatisk justeret pris:
Systemet udregner selv restbeløb for resterende måned alt efter, hvor mange dage der er tilbage
Eks. automatisk opkrævning for 11 resterende dage, hvis man oprettes d. 20 i en måned
Betal først til næste 1.:
Ingen betaling for resterende måned
Første opkrævning er dermed først den efterfølgende måned
Nedsat pris efter bestemte månedsdage:
Definér selvvalgte skæringsdatoer med reducerede priser
Opkræver automatisk folk, hvis de oprettes efter disse datoer
Når alt dette er valgt:
Tryk på Næste
Find hold/holdene i venstre kolonne og klik på ud for dem for at vælge til månedskontingentet
Tryk på Gem
TIP: Er et medlem på flere hold tilknyttet hver sit månedskontingent, så sørg for at fritage medlemmet fra det/de kontingenter, personen ikke skal betale for (dette uddybes nedenfor).
Eksempel: På dette månedskontingent er der tilknyttet et hold med 10 årlige træk. Bemærk at nogle er sat som fritaget/ændret beløb på visse månedstræk.
14 dage før en ny måned starter, dannes og sendes opkrævningen på mail til medlemmet (se kolonnen Udsendes).
Så snart første trækdato på et månedskontingent er passeret, vil selve opkrævningerne/betalingerne fremgå i Individuelle betalinger.
Ændring af unikke betalinger/fritag fra kontingent
For at ændre betalingen for et medlem på et hold skal man gøre følgende:
Tryk på øverst til højre
Dernæst på Medlemmer
Her ses listen over de betalende medlemmer for det valgte kontingent. Her kan man fritage eller ændre deres betaling for specifikke måneder.
Afslut med Gem og luk
Eksempel: Liste over månedlige kontingentbetalinger
Ved at trykke på Rediger kan du ændre på betingelserne for Månedskontingentet.
Slå automatisk betaling til
Vi anbefaler, at I som klub slår automatisk betaling til. Det betyder, at I på forhånd har bestemt, at medlemmerne kun kan betale med betalingskort, og at hver betaling sker automatisk fra måned til måned (altid til d. 1).
På den måde slipper I for at rykke folk for manglende betaling.
Så snart et medlem meldes ud, stopper Holdsport med at opkræve og trække beløbet på betalingskortet.
Gå til Klubindstillinger og Økonomi
Tryk på nederst i venstre hjørne
Tryk på Klubindstillinger
Tryk på Økonomi til venstre
Under rubrikken Betalingskort skal du vælge Medlemmets betalingskort gemmes altid og afslutte med den grønne knap Gem nederst.
Bemærk: Slår du denne indstilling til, så er det KUN medlemmets første opkrævning, der modtages på mail 14 dage før måneden starter. Her indtaster medlemmet sine kortoplysninger, som gemmes i systemet, så fremtidige transaktioner sker automatisk.
Det vil sige, at man i stedet modtager en kvittering på mail, når betalingen automatisk er trukket d. 1 i den nye måned.
