Vedtægter

Når en ny frivillig forening oprettes, skal der laves en konstituerende generalforsamling, hvor der vælges en bestyrelse blandt de fremmødte interesserede og der vedtages, hvordan foreningen skal drives. De grundlæggende områder, der vedtages kaldes foreningens vedtægter og de bør være nøje beskrevet. 

Vedtægter i en forening
En forening er lidt som en arbejdsplads, der er overordnede regler og aftaler for hvordan den drives og en slags kultur, der afgør hvordan reglerne tolkes. Tolkningen af vedtægterne fremgår ikke af de skrevne vedtægter og det er derfor vigtigt, at beskrive vedtægterne så tydeligt og klart som muligt, for at undgå forkert tolkning. En forening kan skifte formand og bestyrelse mange gange i sin levetid og der kan derfor tolkes forskelligt på vedtægterne – særligt hvis de giver god anledning til det.

Beskriv hver vedtægt meget konkret
Aftales i en haveforening, at der skal være et stykke jord frit ind til hækken, så en græsslåmaskine kan klippe græsset- uden græsslåmaskinen kører ind i hækken. Så skal det beskrives, så ingen er i tvivl om, hvad der er vedtaget f.eks:

”Der skal være 30 cm bar jord, uden ukrudt fra rodnet af hæk ud til græsset - ikke ind mod huset”

Her kan man ikke komme i tvivl, hvad det handler om. Et andet simpelt eksempel kunne være f.eks.:

”Medlemmer, der efter 3 rykkere (1 uges mellemrum – i alt 5 ugers frist) ikke betaler kontingent ekskluderes og kan først genoptages ved indbetaling af det skyldige beløb.”

Typisk struktur i vedtægterne
For at gøre vedtægterne overskuelige, er normalen at de opdeles i hoved paragrafer og stk. underpunkter, alså §1 stk.1, stk.2, stk.3 osv.

Eksempel på vedtægter til en forening

§1: Navn og hjemsted (Kommune)
F.eks.: Tennisklubben Galten, herefter TG, Galten Kommune.

§2: Foreningens formål?
F.eks.: Stk. 1: Foreningen har til formål at øge interessen for at dyrke tennis i Galten og højne medlemmernes interesse for socialt samvær fællesskab via. folkeoplysende aktivitet. Stk. 2: Foreningen varetager interesserne på et almennyttigt grundlag.

§3: Tilhørsforhold til andre organisationer
F.eks.: TG er tilsluttet DGI og Tennis specialforbundet og dermed underlagt deres regler og bestemmelser for foreninger. Udmeldelse af organisationerne er et generalforsamlingsanliggende.
Holdsport.dk benyttes som medlemssystem og til gratis hjemmeside

§4: Medlemsforhold
F.eks.: Her bør beskrives hvem, der kan blive medlem, hvordan man bliver det , hvordan man udmelder sig. Der bør også være beskrevet hvilke fordele / muligheder et medlem opnår, det kan være fri adgang til gymnastiksal 23 torsdag og fredag mellem 18 og 22. Fri benyttelse af fitnesscenter på adressen osv. Det er også vigtigt, at beskrive hvad man IKKE må gøre eller har rettigheder til f.eks. at ophold i hallen skal være under hensynsstagende til andre i hallen og der ikke må råbes højt eller gøres skade på inventar, gulv eller andet i hallen.

OBS:
Det er meget vigtigt at alt bliver beskrevet meget nøjagtigt, da det ofte er her, der kan opstå forvirring, misforståelser eller fejltolkning.

§5 Kontingentbetaling
Hvad koster et årligt kontingent? Hvordan betales det og hvad sker der, hvis det ikke betales til tiden? Får alle i bestyrelsen gratis medlemskab?

§6 Ekskludering af medlem
Hvordan skal et medlem, der ikke opfører sig ordentligt behandles? Og hvad menes med ”Ikke ordentligt”? Skal der kunne ekskluderes / sættes på pause i f.eks. 3 måneder og hvem skal beslutte det? Skal det være bestyrelsen alene, der beslutter det eller skal det besluttes på en ekstraordinær generalforsamling? Teksten kunne f.eks. være:

• Stk. 1: Et medlem, der ikke lever op til sine forpligtelser som medlem eller handler til skade for foreningen og dens øvrige medlemmer (både psykisk og fysisk). Kan ekskluderes i 3 måneder.
• Stk. 2: Alle medlemmer, der fremsættes ønske om eksklusion af fra andre medlemmer, skal have mulighed for at blive hørt hos bestyrelsen enten ved personligt fremmøde eller pr. brev.

§7 Generalforsamling
Hvor ofte afholdes der generalforsamling, hvordan indkaldes til forsamlingen og hvor kan medlemmer komme med forslag til emner etc.: Eksempel på punktet generalforsamling i en forening

• Stk. 1: Den ordinære generalforsamling, er foreningens øverste myndighed, medmindre andet i særlige sager fremgår af vedtægterne.
• Stk. 2: Generalforsamling afholdes 1 gang årligt ved udgangen af august måned.
• Stk. 3: Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst 6 uger før. Her anvendes mailliste, sms-liste og udsendelse af fysisk brev samt opslag på foreningens opslagstavle i Hal 23.
• Stk. 3.3.: Indkaldelsen indeholder dagsorden for generalforsamling inkl. regnskab og dokumenter vedr. spørgsmål og områder, der ønskes behandlet under forsamlingen.
• Stk. 4: Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde mindst 3 uger før generalforsamlingen afholdes.
• Stk. 5: Alle foreningens medlemmer har adgang til generalforsamlingen og herudover særligt inviterede af bestyrelsen.
• Stk. 6: Alle medlemmer med mere end 3 måneders medlemskab har stemmeret. Er medlemmet i restance eller ekskluderet i en fastsat periode er der ikke stemmeret.
• Stk. 7: En livligt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte medlemmer.
• Stk. 8: Generalforsamlingen ledes af en dirigent, som ikke er del af bestyrelsen. Såfremt ingen medlemmer møder op, vil kasseren være dirigent.
• Stk. 9: Beslutninger er godkendte ved kvalificeret simpelt flertal, det kan være ved håndsoprækning eller anonym afstemning på særlig blanket til formålet.
• Stk. 10: Ved vedtægtsændringer og valg af nye bestyrelsesmedlemmer skal der være mindst 51% flertal.
• Stk. 11: Alle medlemmer af foreningen på eller over 18 år kan vælges ind i bestyrelsen.
• Stk. 12: Bestyrelsen sørger for der laves referat af generalforsamlingen som efterfølgende underskrives og udleveres senest 4 uger efter mødet til samtlige medlemmer.

  
  

§8: Dagsorden ved generalforsamling
Der skal være lavet en dagsorden inden, der indkaldes til generalforsamling, så alle kan se hvilke punkter, der ønskes behandlet.

• Stk. 1: Generalforsamlingens dagsorden er som følger
  1: Valg af dirigent
  2: Bestyrelsens beretning af årets gang
  3: Gennemgang af årsregnskabet for det forløbne år -og godkendelse heraf
  4: Gennemgang af bestyrelsens forslag til ændringer f.eks. kontingent, budget etc.
  5: Forslag fra medlemmerne
  6: Valg af bestyrelse
• Valg af forman i lige år
• Valg af kasserer i ulige år
• Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer i lige år
• Valg af suppleant

7: Valg af revisor
8: Eventuelt

§9: Ekstraordinær generalforsamling

• Stk. 1: Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling med 2 ugers frist.


• Stk. 2: Har mere end 25% af foreningens medlemmer anmodet om en ekstraordinær generalforsamling med behandling af et emne, skal bestyrelsen indkalde.


• Stk. 3: På en ekstraordinær generalforsamling har formanden 2 stemmer og kasseren 2 stemmer.

 §10: Bestyrelsens sammensætning

• Stk. 1: Bestyrelsen er foreningens ledelse og har hjemmel til selv at lave en forretningsorden, med referat til medlemmerne.


• Stk. 2: Bestyrelsen består af en formand, en kasserer og mindst et bestyrelsesmedlem. Såfremt nok viser interesse kan bestyrelsen også inkluderer en sekretær og et ekstra bestyrelsesmedlem således den samlede bestyrelse består af 5 personer. En suppleant og næstformand kan ligeledes tages ind i bestyrelsen, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt – Beslutningen skal på valg ved generalforsamling.


• Stk. 3: Går næstformanden eller kasseren af inden generalforsamling, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling med valg af ny. Stopper medlemmer, sekretær, suppleant eller næstformand vælge nye ved næste ordinære generalforsamling

 §10 Regnskab og revision

• Stk. 1: Ved hver generalforsamling vælges revisor for en to årig periode. Revisoren har fuld adgang til foreningens regnskaber og bilag samt mulighed for at få tilsendt kontoudtog fra foreningens bankkonto løbende.
• Stk. 2: Kasseren bogfører løbende bilag i e-conomic, hvor revisoren har direkte adgang.


• Stk. 3: Regnskabet skal revideres af valgte revisor, der opstiller resultatopgørelse og balance.

§11: Tegningsret

• Stk. 1: Bestyrelsen kan frit foretage alle dispositioner i foreningen, dog skal udgifter på mere end 5.000 godkendes på generalforsamlingen ved flertal.
Stk. 1.1: Økonomiske forpligtelser og udgifter på mere end Kr. 500 skal godkendes af både kasserer og formand. Formanden kan dermed ikke forpligte foreningen økonomisk uden forudgående godkendelse fra kasseren og omvendt.
• Stk. 2: Salg af fast ejendom, udlejning eller pantsætning samt optagelse af lån, skal godkendes på generalforsamling.
• Stk. 3: Bestyrelsen kan give et foreningsmedlem eller bestyrelsesmedlem fuldmagt til at forpligte foreningen økonomisk, dog til et maks beløb på 3.000 kroner uden forudgående godkendelse på generalforsamlingen.
• Stk. 4: Visa kort til banken opbevares dagligt hos kasseren og kan udleveres til Formanden efter anmodning.
• Stk. 5: Medlemmer og bestyrelse hæfter ikke solidarisk for foreningens økonomi -og forpligtelser.

Ovenstående vedtægter er naturligvis kun et eksempel, til inspiration.

"Hos Holdsport arbejder vi med at understøtte sportsklubber. Vi giver i den forbindelse gode råd og fif om stort og småt som kan hjælpe klubberne, men vi laver ikke egentlig rådgivning, da individuelle forhold fra klub til klub kan være meget forskellige. Vores artikler skal ses som inspiration til arbejdet i klubberne, og vi håber, at vi med vores artikler kan hjælpe jer med at finde løsninger. Har man brug for mere præcis rådgivning bør man henvende sig til en fagperson, fx en advokat eller revisor."